Пять ключевых нововведений в положении об оплате труда на 2019 год

По итогам работы в течение 2018 года чиновники и судьи единогласно пришли к решению применения новых условий, влияющих на расчеты с сотрудниками. Такие резонансные положения вступили в силу с 1 января 2019 года. Крайне важно учитывать новые положения в учете с целью предотвращения непредвиденных расходов: наложенных трудовыми и налоговыми органами.

1. Дополнительные выходные для целей диспансеризации

С января у работников появилось право на получение дополнительного выходного дня для проведения диспансеризации. На основании ч. 3 ст. 185.1 НК работник может в удобное время, но по предварительному согласованию с руководителем, взять дополнительный выходной для проведения так называемого «Дня здоровья» при этом оплата за диспансерные дни производится по среднему заработку вне зависимости от того, предусмотрено это в положении об оплате труда или нет. Однако рекомендуется прописать срок, когда сотруднику следует предупредить о диспансеризации. Трудовым Кодексом предусмотрена периодичность проведения диспансеризации, предполагается для этих целей выделять один день в три года, однако пенсионеры и те, кому до пенсии осталось не более пяти лет, вправе проверять свое здоровье раз в год.

Контролирующими органами по оплате дополнительного трудового дня для диспансеризации являются трудовая и налоговая инспекции. В случае некорректных начислений: в меньшую сторону - на компанию будет возложен штраф за нарушение трудового законодательства в размере до 100 000 руб., в большую - налоговые органы взыщут излишек из расходов, посчитав их не обоснованными.

2. Расчет за работу в выходные и праздники

Ранее верным считался расчет оплаты в выходные и праздничные дни в размере удвоенной дневной или часовой части оклада, тарифной ставки или сдельной расценки без начисления доплат, компенсаций, премий и т. д. Такой расчет считался корректным на основании статьи 153 ТК и решения судьи (определение Верховного суда от 21.11.2016 No 56-КГ16-22). Однако Конституционный суд посчитал иначе поскольку в результате, отработав в праздник, работник мог получить меньше, чем за работу в будний день в то время как Трудовой кодекс гарантирует повышенную оплату труда.

Так на основании Постановления Конституционного суда от 28.06.2018 No26-П за работу в выходной требуется начислять двойную оплату исходя не только из оклада, тарифной ставки или сдельной расценки, но и прочих выплат, предусмотренных системой оплаты труда.

Решения Конституционного суда обязательны для всех компаний (ч. 1 ст. 79 Федерального конституционного закона от 21.07.1994 No 1-ФКЗ). Запрещено применять старый порядок, даже если изменения в положении об оплате труда не были учтены (письмо Минтруда от 02.11.2018 No 14-1/В-872). Рекомендуется в положении об оплате труда определить методику определения следующих параметров: количества рабочих дней и часов в месяце и какие выплаты, помимо оклада, учитываются.

Следует обратить внимание, что в случае неполной оплаты труда сотруднику за сверхурочную работу и работу в праздничные дни, потребуется начислить компенсацию за несвоевременную выплату зарплаты, более того Трудовая инспекция вправе оштрафовать работодателя.

3. Новые требования к учету премий

Существует несколько подходов рассмотрения данной проблемы.

Впервые Минтруд прокомментировал условия премирования сотрудников после увольнения фактически запретив их выплачивать (письмо Минтруда от 14.03.2018 No 14-1/ООГ-1874 так как на основании ст. 140 ТК работодатель обязан полностью рассчитаться с сотрудником в его последний рабочий день, включая выплату остатка зарплаты, компенсацию за неиспользованный отпуск и премию за работу, следовательно, нет оснований для выпуска приказа о премировании физического лица, с которым у работодателя нет трудовых отношений.

Минфин допускает учет премии бывшим работникам в расходах, но со ссылкой на локальные акты организации, в которых должен быть отражен порядок выплат (письмо от 06.09.2018 No 03-03-06/2/63703). Поскольку для бывшего сотрудника выплата премии не будет являться частью зарплаты, датой получения дохода для расчета НДФЛ признается день премирования (письмо ФНС от 05.10.2017 No ГД-4-11/20102@).

У Налоговых органов могут возникнуть иные претензии, в первую очередь связанные с сомнением в обоснованности выплаты премии уволенным работникам, которая не предусмотрена положением об оплате труда или премировании (п. 1 ст. 252 НК). Как следствие это может способствовать доначислением налога на прибыль, наложением штрафов за занижение налоговой базы и пенями.

Для минимизации возникновения споров по вопросу премирования следует в локальном акте обозначить условия для назначения премии и порядок ее выплаты, также необходимо, чтобы был четко оглашён круг лиц, которым поощрение положено. Если своевременно не прописать в локальном акте это может, привести к возможным трудовым и налоговым спорам.

Стоит отметить также, что в случаях когда суд признает, что работника оставили без премии незаконно, компания вынуждена выплатить дополнительно две компенсации: за задержку зарплаты и причинение морального вреда.

4. Что нужно знать о зарплатном минимуме

Компаниям запрещено устанавливать оплату труда сотрудникам, которые отработали полную норму рабочего времени, меньше установленного минимума. По-прежнему он равен федеральному МРОТ  или региональному минимуму, если он больше.

Подробнее об изменениях:

В первую очередь, определяют соответствие оплаты труда работников компаний на Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях с МРОТ до применения к ней районного коэффициента и надбавки за стаж, ввиду того, что зарплатный минимум не учитывает климатические условия (письмо Минтруда от 04.06.2018 No 14-1/10/В-4036).

Во-вторых, следует сопоставлять выплаты за каждый месяц с МРОТ. Считается нарушением производить оплату в течение квартала/полугодия меньше МРОТ, а по завершении периода доплачивать разницу (письмо Минтруда от 05.06.2018 No 14-0/10/В-4085).

Необходимо сопоставить зарплату работников с маленькими окладами с новым минимумом, при этом следует обратить внимание, что в расчет необходимо брать сумму всех выплат сотруднику, которые предусмотрены системой оплаты труда: трудовые премии, доплаты и надбавки (ст. 129 ТК), исключением являются районные коэффициенты и северные надбавки, они начисляются сверх МРОТ.

В случаях нарушений, трудовая инспекция уполномочена оштрафовать компанию и директора, более того налоговые органы также могут заподозрить факт наличия расчета с сотрудниками в обход налоговому законодательству.

5. Периодичность выдачи расчетных листков

Исходя из письма Минтруда от 23.10.2018 No 14-1/ООГ-8459 компания-работодатель обязана выдавать сотрудникам расчетные листки вне зависимости от того какие средства начисления ДС она использует. Очередь, чиновники допускают предоставление расчетных листков исключительно раз в месяц в момент перевода/выдачи итоговой зарплаты за период (письмо Минтруда от 24.05.2018 No 14-1/ООГ-4375).

Однако ТК обязывает работодателя извещать сотрудника о составных частях зарплаты при каждой ее выплате, аванс является частью заплаты, поэтому формально расчетные листки требуется выдавать и при выплате аванса включительно. В Минтруде разрешают выдавать «расчетные листки» реже, но при условии отражения таких условий в положении об оплате труда.

В случае пренебрежения работодателем требований предусмотренных законом о выдаче расчетных листков сотруднику, на основании ст. 5.27 КоАП ему грозит штраф: в размере 50 000 рублей на компанию, а также на директора в размере 5000 рублей. В случае, если положением об оплате труда не установлено иное, в случае непредставление расчетных листков при выплате аванса будет также применяться в/у штраф.

Налоговые органы также могут проявить заинтересованность в проверке корректности предоставления расчетных листков, поэтому рекомендуется сохранять файлы, как на бумажном, так и на цифровых носителях.