Налоговое законодательство предусматривает списание просроченной дебиторской задолженности в составе внереализационных расходов, данная норма прописана в подпункте 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса Российской Федерации.
В данной статье рассмотрим четыре основных требования к списанной дебиторской задолженности, так как списание сумм с истекшим сроком давности приводит к увеличению расходной части по налогу на прибыль.
Требование № 1: Списание старых долгов.
Разбирая детально возникновение данного требования, важно напомнить себе какой долг признается безнадежным согласно положениям пункта 2 статьи 266 Налогового кодекса РФ.
Долг признается безнадежным, если выполнено хотя бы одно из условий:
- превышение установленных сроков исковой давности;
- обязательство прекращено по причине ликвидации организации-должника;
- есть постановление судебного пристава об окончании исполнительного производства, ввиду того, что не удалось установить, местоположение должника, или вычислить, отсутствие у него имущества, которое можно было бы взыскать в счет погашения долга;
- должник признан банкротом.
Когда таковой нет, списывать суммы в налоговые расходы нельзя, даже если формально вы выполнили все условия указанной статьи.
Согласно письмам Минфина No 03-03-06/2/80503 от 09.11.2018 года и No 03-03-06/1/42047 от 20.06.2018 года списание дебиторской задолженности должно проводиться строго в том периоде, когда произошло превышение сроков исковой давности или была зафиксирована процедура ликвидации должника.
Если бухгалтер организации дебиторскую задолженность с истекшим сроком давности обнаружил за прошлый период, то налоговыми консультантами рекомендуется подать «уточненку».
Ошибку можно также исправить в текущем периоде, соблюдая положения пункта 1 статьи 54 Налогового кодекса, то есть если исправление не привело к недоимке, а также при соблюдении условия стабильной прибыли.
Для соблюдения своевременного контроля над дебиторской задолженностью не лишним будет проведение инвентаризации расчетов за каждое полугодие. При фиксировании превышения сроков задолженности рекомендуем составить бухгалтерскую справку с указанием реквизитов всех документов, сопровождающих сделку, а на ее основании издать приказ руководителя о списании дебиторской задолженности. Проводить списание всей суммы задолженности включая НДС в бухгалтерском учете рекомендуем на забалансовый счет, ведь не исключено, что контрагент закроет возникший долг, в таком случае, в налоговом учете необходимо включить поступления в доходы и при этом уточнять декларации за прошлые периоды не нужно.
Требование № 2: Подтверждение намерения взыскания долга.
Сомнительным считается случай, когда списывается долг, который даже не пытались взыскать. Если компания оказала услуги и ждет оплаты три года, при этом, не пытаясь зафиксировать свое негодование документально — это подозрительно. Должны быть сформированы и направлены должнику претензионные письма или, как минимум, акты сверок, в противном случае потребуется доказать налоговому органу реальность и экономическую обоснованность сделки.
На практике встречаются случаи, когда бухгалтеры, подозревая, что клиент не рассчитается, намеренно не направляют акты сверок, объясняя это тем, что подписанный акт продлевает срок исковой давности. Однако в таком случае у инспекторов возникнет вполне очевидный вопрос о выборе контрагентов вашей компании.
Требование № 3: Полный пакета документов.
На списанную дебиторскую задолженность в налоговые органы требуется предоставить следующий пакет документов: договор, все первичные документы (товарные накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг), платежные документы, регистры, приказ руководителя.
Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 и подпункта 5 пункта 3 статьи 24 Налогового кодекса первичную документацию нужно хранить четыре года. При этом срок хранения принято считать от периода, когда суммы повлияли на налог, а не от даты сделки.
В ситуациях, когда документы утеряны, для их восстановления обратитесь к контрагенту. Поясните цель вашего обращения, акцентируйте его внимание на то, что вам нужны бумаги для списания просроченного долга, а не для обращения в суд с иском о взыскании.
Требование № 4: Списанный долг не является безнадежным.
Долг не считается безнадежным, если арбитры отказывают во взыскании, соответственно списывать его в расходы запрещено, придется ждать либо истечения срока давности, либо закрытия должника.
Допустимо списание долга с компании, которая уже закрылась, на основании документа судебного пристава или по истечении срока исковой давности. Однако если ждать три года нет возможности и вы уверены, что деньги не вернут — приемлемо обратиться с этим вопросом в суд.
Долг можно признать безнадежным, если судебный пристав вынес постановление об окончании исполнительного производства, его выписывают, в случаях, когда невозможно установить местонахождение должника или его имущества, а также если у должника нет активов, за счет которых можно компенсировать долг.
Так же на практике может возникнуть ситуации, когда кредитор независимо от выше перечисленных требований прощает долги, так называемые «прощеные» долги. Процедура прощения долга, согласно письму Минфина от 12.09.2016 No 03-03-06/2/53125 является разновидностью дарения. Компания вправе простить долг контрагенту раньше, чем истечет срок исковой давности, но признавать расходы в таком случае тоже не безопасно, но это возможно, только если суд определит, что кредитор освободил должника от уплаты долга в качестве дара.
Ссылаясь на пункт 16 статьи 270 НК, учитывать в расходах безвозмездно переданное имущество запрещено, но, несмотря на это, налоговые органы не исключают возможность признания суммы по прощеному долгу. Однако при этом необходимо подтвердить экономическую обоснованность такого решения: получить доход или снизить потери. Решением может быть, подписание соглашения на выгодных условиях. К примеру, при списании части долга покупателю в соглашении определили, что остальную часть он обязуется вернуть в установленные сроки.
Списание долгов лучше проводить в том периоде в котором организация получила прибыль, и списание задолженности уменьшит налог к уплате. При этом организация должна учитывать, тот факт, если ее контрагент после списания задолженности оплатил долг, то необходимо заплатить налог на прибыль с поступившей суммы.
Подводя итоги, следует сделать вывод о том, что организация имеет право уменьшить налог на прибыль за счет безнадежных долгов, соблюдая условия налогового законодательства. Списание дебиторской задолженности регламентировано налоговым законодательством, но на практике даже опытные бухгалтеры часто встречаются с трудностями при определении критериев безнадежных долгов, допуская нарушения требований налоговых органов. Специалисты нашей компании имея достаточный уровень знаний для анализа бухгалтерских и налоговых показателей деятельности организаций оказывают квалифицированную налоговую помощь и предотвращают претензии со стороны налоговых органов при налоговых проверках за ошибки в учете.