Новые сроки хранения документов с 2020 года

Приказом Росархива от 20.12.19 № 236 утвержден новый перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Новые правила начинают действовать с 18 февраля. С этой же даты утратит силу действующий перечень документов, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558. Так приказом установлено, что счета-фактуры необходимо хранить 5 лет вместо 4-х. А книги учета доходов и расходов при УСН подлежат хранению всего 5 лет (а не постоянно, как сейчас). Годовые и квартальные расчеты по страховым взносам надо хранить до 75 лет, вместо прежних 5 лет. 

Кроме этого, скорректированы сроки хранения некоторых кадровых документов.  Графики отпусков теперь необходимо хранить не год, а три года.  Некоторые кадровые документы теперь надо хранить меньше. В том числе: документы о дисциплинарных взысканиях — три года (раньше 5 лет); заявки о потребности в иностранцах — год (раньше 5 лет); документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет (раньше постоянно); книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет (раньше постоянно). Трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении работников и их личные карточки нужно хранить 75 лет, если делопроизводство по ним закончили до 1 января 2003 года, и 50 лет — если после этого срока. Некоторые кадровые документы будут иметь отдельный срок хранения. Среди них: уведомления, предупреждения работников — три года; заявления сотрудников о выдаче документов, которые связаны с работой, и их копии — год; журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет.

Если избавиться от документов ранее установленных сроков хранения, то инспекторы начислят не только штрафы, но и налоги и пени. ООО «Центр Содействия Бизнесу» рекомендует пересмотреть сроки хранения бухгалтерских, управленческих и кадровых документов в локальных нормативных актах, регламентирующих хранение документов и правила организации документооборота компании.